1．客户询盘：一般在客户下purchaseOrder之前，都会有(yǒu)相关的OrderInquiry给业務(wù)部，做一些细节上的了解。

　　2．报价：业務(wù)部及时回复客人查询，确定货物(wù)品名，型号，生产厂家，数量，交货期，付款方式，包装规格及柜型等，PerformaInvoice给客户做正式报价。

　　3．得到订单：经过洽谈，收到客户正式的订单purchaseOrder。

　　4．下生产订单：得到客人的订单确认后，给工厂下订单，安排生产计划。

　　5．业務(wù)审批：业務(wù)部收到订单后，首先做出业務(wù)审核表。按“出口合同审核表”的项目如实填写，尽可(kě)能(néng)将各种预计费用(yòng)都列明。合同审批需附上客人订单传真件，与工厂的收購(gòu)合同。审核表要由业務(wù)员签名，部门经理(lǐ)审批，再交管理(lǐ)部人员审核后才能(néng)执行。如金额较大的，或有(yǒu)预付款和佣金等条款的，要经公司总经理(lǐ)审批才行。合同审批之后，制成销售订单，交给部门进程员跟进。

　　6．下达生产通知：业務(wù)部在确定交货期后，满足下列情况可(kě)下达生产通知,通知工厂按时生产：

　　6.1：如果是L/C付款的客户，通常是在交货期前1个月确认L/C已经收到，收到L/C后应业務(wù)员和单证员分(fēn)别审查信用(yòng)证，检查是否存在错误，交货期能(néng)否保障，及其他(tā)可(kě)能(néng)的问题，如有(yǒu)问题应立即请客人改证。

　　6.2：如果是T/T付款的客户，要确认定金已经到账。6.3：如果是放帐客户，或通过银行D/A等方式收汇等，需经理(lǐ)确认。

　　7．验货

　　7.1：在交货期前一周，要通知公司验货员验货。

　　7.2：如果客人要自己或指定验货人员来验货的，要在交货期一周前，约客户查货并将查货日期告知计划部。

　　7.3：如果客人指定由第三方验货公司或公正行等验货的，要在交货期两周前与验货公司联系，预约验货时间，确保在交货期前安排好时间。确定后将验货时间通知工厂。

　　8．制备基本文(wén)件。工厂提供的装箱资料，制作出口合同，出口商(shāng)业发票，装箱单等文(wén)件（应由业務(wù)跟单员制作，交给单证员）。

　　9．商(shāng)检：如果是國(guó)家法定商(shāng)检产品，在给工厂下订单时要说明商(shāng)检要求，并提供出口合同，发票等商(shāng)检所需资料。而且要告诉工厂将来产品的出口口岸，便于工厂办理(lǐ)商(shāng)检。应在发货一周之前拿(ná)到商(shāng)检换证凭单/条。

　　10．租船订仓：

　　10.1．如果跟客人签定的合同是FOB条款，通常客人会指定运输代理(lǐ)公司或船公司。应尽早与货代联系，告知发货意向，了解将要安排的出口口岸，船期等情况，Q确认工厂的交货能(néng)否早于开船期至少一周以前，以及船期能(néng)否达到客人要求的交货期。应在交货期两周之前向货运公司发出书面定仓通知（INGORDER），通常在开船一周前可(kě)拿(ná)到定仓纸。

　　10.2．如果是由卖方支付运费，应尽早向货运公司或船公司咨询船期，运价，开船口岸等。经比较，选择价格优惠，信誉好，船期合适的船公司，并告诉业務(wù)员通告给客人。如客人不同意时要另选客人认可(kě)的船公司。开船前两周书面定仓，程序同上。

　　10.3．如果货物(wù)不够一个小(xiǎo)柜，需走散货时，向货代公司定散货仓位。拿(ná)到入仓纸时，还要了解截关时间，入仓报关要求，等内容。

　　10.4．向运输公司定仓时，一定要传真书面定仓纸，注明所定船期，柜型及数量，目的港等内容，以避免差错。

　　11．安排拖柜：

　　11.1．货物(wù)做好并验货通过后，委托拖車(chē)公司提柜，装柜。拖車(chē)公司应选择安全可(kě)靠，价格合理(lǐ)的公司签定协议長(cháng)期合作，以确保安全及准时。要给拖車(chē)公司传真以下资料：定仓确认书/放柜纸，船公司，定仓号，拖柜委托书，注明装柜时间，柜型及数量，装柜地址，报关行，及装船口岸等。如果有(yǒu)验货公司看装柜，要专门声明，不能(néng)晚到。并要求回传一份上柜资料，列明柜号、車(chē)牌号、司机及联系電(diàn)话等

　　11.2．传真一份装車(chē)资料给工厂，列明上柜时间、柜型、订仓号、订单号、車(chē)牌号以及司机联系電(diàn)话。

　　11.3．要求工厂在货柜离开工厂后尽快传真一份装货通知给业務(wù)部，列明货柜离厂时间、实际装货数量等，并记装箱号码和封条号码作為(wèi)提单的资料。要求工厂装柜后一定要记住上封条。

　　12．委托报关：在拖柜同时将报关所需资料交给合作报关行，委托出口报关及做商(shāng)检通关换单。通常要给报关留出两天时间（船截关前）。委托报关时，应提供一份装柜资料，内容包括所装货物(wù)及数量，口岸，船公司，定仓号，柜号，船开截关时间，拖車(chē)公司，柜型及数量，本公司的联系人和電(diàn)话等。

　　13．获得运输文(wén)件：

　　13.1．最迟在开船后两天内，要将提单补料内容传真给船运公司或货运代理(lǐ)。补料要按找L/C或客人的要求来做，并给出正确的货物(wù)数量，以及一些特殊要求等，包括要求船公司随同提单出的船证明等。

　　13.2．督促船公司尽快出提单样板及运费帐单。仔细核对样本无误后，向船公司书面确认提单内容。如果提单需客人确认的，要先传真提单样板给客人，得到确认后再要求船公司出正本。

　　13.3．及时支付运杂费，付款后通知船公司及时取得提单等运输文(wén)件。支付运费应做登记。

　　14．准备其他(tā)文(wén)件

　　14.1．商(shāng)业发票：L/C要求提供的文(wén)件中，对商(shāng)业发票要求最严格。发票的日期要确定在开证日之后，交货期之前。发票中的货物(wù)描述要与L/C上的完全相同，小(xiǎo)写和大写金额都要正确无误。L/C上对发票的条款应显示出来，要显示唛头。如果发票需办理(lǐ)对方大使馆认证，一般要提前20天办理(lǐ)。

　　14.2．FORMA原产地证书：FORMA原产地证要在发货之前到检验检疫局申办。需注意的是运输日期要在L/C的交货期和开船日之前，在发票日期之后。未能(néng)在发货之前办理(lǐ)的，要办理(lǐ)后发证书，需提供报关单，提单等文(wén)件。经香港转运的货物(wù)，FORMA证书通常要到香港的中國(guó)商(shāng)检公司办理(lǐ)加签，证明未在港对货物(wù)进行再加工。

　　14.3．一般原产地证：一般原产地证可(kě)在中國(guó)贸易促进会办理(lǐ)，要求低一些。可(kě)在发货之后不太長(cháng)的时间内补办。如果原产地证书要办理(lǐ)大使馆加签，也和发票一样要提前20天办理(lǐ)。

　　14.4．装运通知：一般是要求在开船后几天之内，要通知客人发货的细节，包括船名，航班次，开船日，预计抵港日，货物(wù)及数量，金额，包装件数，唛头，目的港代理(lǐ)人等。有(yǒu)时L/C要求提供发送证明，如传真报告书，发函底单等，注意按客人要求的时间内办理(lǐ)。

　　14.5．装箱单：装箱单应清楚地表明货物(wù)装箱情况。要显示每箱内装的数量，每箱的毛重，净重，外箱尺寸。按外箱尺寸计算出来的总體(tǐ)积要与标明的总體(tǐ)积相符。要显示唛头和箱号，以便于客人查找。装箱单的重量，體(tǐ)积要于提单相符。

　　15．交单：

　　15.1．采用(yòng)L/C收汇的，应在规定的交单时间内，备齐全部单证，并严格审单，确保没有(yǒu)错误，才交银行议付。

　　15.2．采用(yòng)T/T收汇的，在取得提单后马上传真提单给客人付款，确认受到余款后再将提单正本及其他(tā)文(wén)件寄给客人。

　　15.3．如果T/T收汇的，要求收全款才能(néng)做柜的，要等收款后再安排拖柜。拿(ná)到提单后可(kě)立即寄正本提单给客人。

　　16．业務(wù)登记：每单出口业務(wù)在完成后要及时做登记，包括電(diàn)脑登记及书面登记，便于以后查询，统计等。

　　17．文(wén)件存档：所有(yǒu)的文(wén)件、L/C和议付文(wén)件必须留存一整套以备查用(yòng)。

　　18．单证员平时应注意收集运价变动，船期，航線(xiàn)，等信息，為(wèi)业務(wù)员报价提供帮助。